Niin kuin olen aiemmin täällä kertonut, meillä on työpaikalla käynnissä laatu- ja johtamisjärjestelmän uudistus. Siihen kuuluu prosessikuvausten ja johtamiskäytäntöjen tarkastelu, mihin kuuluu olennaisena osana dokumentaatio. Meillä siinä toimii isona apuna HeadPower IWD.  

Kun parisen vuotta sitten kuulimme, että HeadPower on uudistamassa Digipöytäkirjat-sovellusta, halusimme heti uuden sovelluksen käyttöömme ja mukaan sen kehitystyöhön. Digipöytäkirjat-sovelluksessa olimme ihastuneet sähköisen tekemisen selkeyteen. Erityisesti sitä on käytetty käyttöönottopöytäkirjojen ja työmaiden kunnossapitotarkastusten tekemiseen. Perinteisestihän tällaiset on ollut tapana hoitaa paperilomakkeilla, mutta sovellus on vähentänyt turhaa papereiden pyörittelyä. Homma on siis toiminut ja osoittanut sen, että sähköiset työkalut helpottavat meillä kaikkien elämää.  

Erilaisia pöytäkirjoja ja dokumentteja käsitellään valtavia määriä rakennusprojektien yhteydessä, niin kuin edellisissä kirjoituksissa jo mainitsinkin. Ei ole vielä kauankaan siitä ajasta, kun kaikki tehtiin paperille. Se toi tavallaan oman ”hauskan” mausteensa projektin hallinnalle. Onko kaikki vaadittavat lomakkeet tehty? Missä ne lomakkeet ovat? Lomakkeista ei saa mitään selvää. Kenen kahvi on päässyt kaatumaan niiden päälle? Ja niin edelleen. Nyt sähköisten järjestelmien myötä tilanne on onneksi vähän helpottunut.  

Lomakkeiden määrä on kasvanut kovasti laatuvaatimusten myötä – on siis onni, että lomakkeet löytyvät sovelluksesta eivätkä paperikansioista. Tehdyt ja havaitut asiat on dokumentoitava todennettavuuden, seurattavuuden ja tilannekuvan muodostamisen vuoksi. Ja tietysti dokumentoidun tiedon valossa voidaan tehdä havaintoja siitä, toimivatko prosessit ja täyttyvätkö laatuvaatimukset.  

Uuden Infra Work Documents -sovelluksesta (tuttavallisemmin ihan vain IWD) löytyy työmaiden laatu- ja turvallisuustilanteen seurantaan lukuisia erilaisia menetelmiä – niin tilaajille kuin urakoitsijoille. On turvallisuusmittauksia, työmaatarkastuksia, safety walkkeja sekä rakentamisen laadun tarkastuksia.  

Työmaatarkastuksissa sovellus toimii loistavasti. Pöytäkirjat saadaan tehtyä työmaakohtaisesti, ja ne voidaan välittää läpi toimintaketjun tilaajalta aliurakoitsijalle saakka. Työmaatarkastuksiin liittyy valitettavan usein viallisten asioiden korjaamista. Sovelluksella viat saadaan nimettyä ja korjaukset aikataulutettua aina sen mukaan, kenelle mikäkin asia kuuluu. Pöytäkirjalle liitettävät kuvat täydentävät tiedon välitystä ja tilannekuvan muodostumista.   

Sovelluksen tarjoama pöytäkirjavalikoima ei rajaudu pelkästään työmaiden tarkastuksiin, vaan valmiita pohjia löytyy käyttöönottotarkastuksiin, kone- ja laitetarkastuksiin, turvallisuuden arviointiin ja yksittäisten havaintojen tekemiseen. Ja kuulemani mukaan valikoima tulee kasvamaan entisestään. Uutena mahdollisuutena HeadPower tarjoaa räätälöityjen pöytäkirjojen tekemistä yritysten eri tarpeisiin.  

Meillä on siis päästy lähes kokonaan eroon paperilomakkeiden kanssa puljaamisesta. Nyt kun kaikki dokumentaatio löytyy yhdestä paikasta, se helpottaa myös työtämme laatujärjestelmän kehittämisen osalta.