Edellisessä blogissa kerroin, miten verkonrakennusprosessi meidän yrityksessämme näyttäytyy ja minkälaisia vaatimuksia se luo toiminnanohjausjärjestelmälle. Projektiemme pyörittämisessä auttaa Headpower Infra Work Manager -sovellus, joka vastaa hyvin laatujärjestelmän tarpeisiin.
IWM kerää projekteista kaiken tarvittavan datan, josta sitten voimme muodostaa raportit.
Muistat ehkä, kun ensimmäisessä blogissani kirjoitin laatujärjestelmien toimintamallista? Sehän on: riskien arvionti, suunnittelu, toteutus, arviointi, toiminta. Tämä toimintamalli on viitekehys koko yrityksen toiminnalle eikä se välttämättä näy yksittäisten sovellusten toiminnassa – tai edes prosessin kulussa. Kaikki sujuu selkeämmin ja luotettavammin, kun sovellukset ja prosessit toimivat alusta asti niin, että ne palvelevat laatujärjestelmää.
Infra Work Manager kerää dataa rakentamisprojektista ja toimii aineistoa kokoavana sovelluksena. Kerättyä dataa käytetään laatujärjestelmän tarpeisiin esimerkiksi niin, että raportit muodostetaan sen perusteella. Mikä on projektien tilanne? Onko lakisääteiset turvallisuustarkastukset tehty? Raporteista tehdyt havainnot käynnistävät laatujärjestelmän toimintamallin, mikä sitten johtaa muutoksiin: prosessissa, toimintamalleissa, sovelluksen käytössä jne.
Kuinka sitten IWM tukee rakentamisprosessiamme ja laatujärjestelmää? Ainakin kolmella eri tavalla.

1. Projektien seurannan helpottaminen
Voimme seurata projekteja kahdella tavalla: joko aikatauluun ja välivaiheisiin perustuen tai laskutuksen mukaan. Molempia seuraamalla saa hyvän kuvan projektien todellisesta tilanteesta. Pidämme myös siitä, että sovellus on näiden osalta räätälöitävissä juuri meille. Voimme itse määritellä, mitä välivaiheita projekteissamme on. Tästä on todella paljon hyötyä, kun työskennellään eri toimialoilla, joiden projekteilla on kaikilla omat käytännön vaiheensa ja erityispiirteensä. Laskutustavan voi valita sen mukaan, onko se liukuva tai maksuposteihin sidottu.

2. Tiedostojen hallinta
Niin kuin jo viime kerralla kerroin, liitteitä ja tiedostoja syntyy jokaisessa projektissa valtavasti. Haastetta lisää entisestään tiedostomuotojen kirjo. Tavallisten Office-tiedostojen lisäksi käytämme paljon liitännäissovelluksia, jotka tuottavat erilaista materiaalia projektille: Digipöytäkirjat, Tarkastuslistat, Headpower Ohjeisto. Nämä HeadPowerin sovellukset toimivat kuitenkin hyvin yhteen IWM:n kanssa. Siksi projektiin kuuluvat liitteet löytyvät helposti jälkeenpäin. Eikä kenenkään tarvitse miettiä, miten Matti nimesi elokuussa lähetetyn sähköpostin, jonka liitteenä nyt kaivattu dokumentti on.

3. Tiedonvaihto ja säilyvät viestit
Meillä on keskitetty projektin tiedonvaihto IWM-sovelluksen sisälle, jossa voimme käydä projektiin liittyvää keskustelua ja tiedonvaihtoa sekä sisäisesti että ulkopuolisten toimijoiden välillä. Näin kaikki keskustelut tulevat suoraan järjestelmään, josta niitä on helppo tarkastella myöhemmin. Esimerkiksi kaikki projektia koskevat muutostyöt ja niiden hyväksynnät kirjataan järjestelmään, jotta epäselvyyksiltä vältytään myöhemmin. Meillä ei kenenkään tarvitse kiistellä, kuka hyväksyi mitäkin ja milloin – se näkyy suoraan IWM:sta.

Infra Work Manager on toiminnallisuuksiltaan hyvin monipuolinen sovellus, ja voisinkin puhua siitä vaikka kuinka kauan. Muista sen toiminnoista kerronkin tulevissa kirjoituksissani.
– Helmi